أسرار الاستخدام الذكي لـ«تيمز».. 5 ميزات مهمة

يضم تطبيق «مايكروسوفت تيمز» مجموعة من الأدوات التي تساعد على تنظيم العمل، وتسهيل التواصل، وتبادل الملفات، إلا أن بعض ميزاته قد لا تحظى بالاهتمام الكافي، رغم دورها في توفير الوقت، والحد من المقاطعات، وتحسين تجربة الاجتماعات.

وتشمل أبرز هذه الإمكانات الأوامر السريعة، والتحكم في الإشعارات، ودمج التطبيقات الخارجية، وتثبيت المحادثات والأدوات المهمة، إلى جانب مجموعة من الخصائص التي تجعل استخدام المنصة أكثر سهولة.

أوامر سريعة لإنجاز المهام

يوفر شريط الأوامر وسيلة لتنفيذ إجراءات مختلفة دون الحاجة إلى التنقل بين أقسام التطبيق. ويمكن للمستخدم كتابة الشرطة المائلة (/) لعرض الأوامر المتاحة، ومنها «/available» لتغيير حالة التوفر، و«/brb» للإشارة إلى الابتعاد مؤقتاً، و«/dnd» لتفعيل وضع عدم الإزعاج.

ويساعد الأمر «/goto» على الانتقال مباشرة إلى محادثة أو قناة محددة، فيما يتيح «/meetnow» بدء اجتماع أو الانضمام إليه، ويفتح «/settings» قائمة الإعدادات. وتتوفر هذه الأوامر على إصدار سطح المكتب، وفقاً للمعلومات الواردة في التقرير، ولا تعمل على الأجهزة المحمولة.

تحكّم أفضل في الإشعارات

تتيح إعدادات الإشعارات تخصيص التنبيهات بحسب أهمية القنوات والمحادثات، بدلاً من تلقي إشعارات متواصلة بشأن جميع الرسائل. ويمكن للمستخدم تحديد القنوات التي تستحق المتابعة، بما يساعد على تقليل التنبيهات غير الضرورية مع الحفاظ على متابعة التحديثات المهمة.

كما يمكن تعديل أصوات الإشعارات، والتحكم في ظهورها أثناء الاجتماعات، وتغيير حجم التنبيهات ومحتواها وموقعها على الشاشة، بما يتناسب مع طبيعة العمل وتفضيلات المستخدم.

تطبيقات إضافية توسّع إمكانات المنصة

لا تقتصر وظائف «مايكروسوفت تيمز» على المحادثات ومكالمات الفيديو والتقويم، بل يمكن توسيعها من خلال دمج تطبيقات خارجية، من بينها «أسانا» و«دروب بوكس» و«كانفا» و«تيرن إت إن».

وتوفر هذه التطبيقات أدوات للتعاون وإدارة المهام ومشاركة الملفات والتعليم، إلى جانب حلول تعتمد على الذكاء الاصطناعي للمساعدة في التخطيط وتدوين الملاحظات. ويمكن الاستفادة من بعض هذه الأدوات خلال الاجتماعات لتوثيق النقاشات وتبادل الأفكار وتنظيم العمل بين المشاركين.

تثبيت المحادثات والأدوات الأكثر استخداماً

تساعد ميزة التثبيت على إبقاء التطبيقات والمحادثات والقنوات المهمة في متناول المستخدم، بدلاً من البحث عنها في كل مرة. ويمكن تثبيت التطبيقات في الشريط الجانبي، أو إضافة علامات تبويب إلى المحادثات والقنوات لتسهيل الوصول إلى الملفات والأدوات التي يحتاج إليها أعضاء الفريق.

وفي المقابل، تتيح المنصة إخفاء المحادثات والقنوات الأقل أهمية من الواجهة الرئيسية، مع الاحتفاظ بإمكانية الوصول إليها ومتابعة الرسائل والإشارات الجديدة فيها.

ميزات لتعزيز سهولة الوصول

يتضمن «مايكروسوفت تيمز» أدوات تساعد الأشخاص ذوي الإعاقات البصرية والسمعية والحركية على استخدام المنصة، من بينها التسميات التوضيحية المباشرة والنصوص المكتوبة للاجتماعات، إضافة إلى وضع لغة الإشارة الذي يساعد المشاركين على إبقاء مترجمي لغة الإشارة ظاهرين بوضوح أثناء التواصل.

وتشمل الخيارات الأخرى دعم قارئات الشاشة واختصارات لوحة المفاتيح، بما يسهّل التنقل بين وظائف التطبيق. كما توفر بعض تطبيقات «مايكروسوفت 365» أداة لفحص إمكانية الوصول، تساعد على اكتشاف مشكلات، من بينها غياب الأوصاف النصية للصور وضعف تباين الألوان، مع اقتراح تعديلات لمعالجتها.

وتتيح هذه الإمكانات استخدام «مايكروسوفت تيمز» بما يتجاوز عقد الاجتماعات، لتشمل تنظيم بيئة العمل، وتسريع الوصول إلى الأدوات والملفات، وتسهيل التعاون بين الفرق، وتقليل الوقت المستهلك في المهام اليومية.